E’ importante avere il registro dei trattamenti?

Il registro dei trattamenti è un documento fondamentale per la conformità al GDPR e permette di raggiungere piena consapevolezza degli ambiti operativi propri dell’attività professionale svolta.

Il GDPR impone un approccio fortemente organizzativo e responsabilizzato rispetto al trattamento di dati di persone fisiche. Non può quindi esistere una razionale e ragionata ricerca di conformità, tantomeno reale e sostanziale, se non si raggiunge piena consapevolezza degli ambiti operativi propri dell’attività professionale svolta.

Il registro, in questo contesto, costituisce la base, il punto di partenza, l’imprescindibile fase ricognitiva iniziale, anche se non cristallizzata, della compliance.

Non a caso il registro è anche il primo documento che viene sicuramente richiesto in caso di attività ispettiva da parte del Garante tramite nucleo speciale privacy della Guardia di Finanza.

È  obbligatorio avere il registro dei trattamenti?

Il registro dei Trattamenti è obbligatorio per aziende con personale superiore ai 250 dipendenti, ma è diventato altamente consigliato per tutte le piccole imprese, in quanto è un documento molto importante, perché permette di definire la valutazione di impatto dell’azienda e l’analisi dei rischi per ogni singolo trattamento trattato all’interno della vostra attività.

Il registro, in caso di controllo, permette di valutare la metodologia utilizzata all’interno dell’azienda per la sicurezza dei dati.  È un po’ come il DVR nell’ambito della sicurezza, in cui una volta evidenziato il risultato in misura bassa, media o alta, si determina il grado di Compliance dell’impresa.

Caratteristica ulteriore del registro, che ne rafforza l’importanza, è la sua biunivoca funzione:

• da un lato permette a titolari e responsabili di mappare per linee generali, ma in modo completo,  tutti i trattamenti posti in essere nel proprio ambito operativo;
• dall’altro permette al Garante di valutare l’approccio metodologico concretamente posto in essere per garantire sicurezza dei trattamenti e diritti degli interessati.

Domanda

Che cos’è il registro dei trattamenti?